Mit sinnvollem E-Mail Konzept neue Ziele umsetzen

Mit E-Mails zu arbeiten ist ja eigentlich nichts neues, oder was besonders, könnte man behaupten. Theoretisch hat man zwei Möglichkeiten, entweder man meldet sich bei einem E-Mail Anbieter an oder man nutzt seine eigene Domain.

Beim E-Mail Anbieter hat man lediglich die Chance vor dem @ eine eigene Auswahl zu treffen, um einen passenden Namen zu finden. Mit der eigenen Domain bieten sich aber weitaus mehr Möglichkeiten, eine E-Mail zu nutzen.

Zum Ersten kann man seine virtuelle Postadresse mit seiner Domain verbinden. Dies wertet die Adresse enorm auf und man kann sie konkret einer Sache zuordnen. Insbesondere vor dem @ hat man nun alle Freiheiten die Adresse nach seinem Geschmack oder seinen Nutzen zu gestalten.

Dies hört sich nun nicht weiter spektakulär an. Allerdings kann man nützliche Arbeitskonzepte entwerfen und diese Ressource in eine Ziel gerechte Strategie einbinden.

Sicherlich kennen Sie folgende Probleme, welche ständige Anpassungen erfordern.

Ich kann mich im Moment weniger um  den Verein kümmern, bitte leiten Sie alle E-Mails an folgende Adresse weiter.

Wir haben ein neues Mitglied für unsere Arbeit gewonnen, bitte leiten Sie folgende Infos zum Thema sowieso an folgende E-Mail Adresse.

Am vergangenen Wochenende haben sich durch die Neuwahl folgende Veränderungen ergeben, bitte senden Sie alle Informationen an unsere neue E-Mail Adresse.

So oder so geschieht es öfters, wenn sich Menschen ehrenamtlich engarieren. Kurz gesagt Veränderungen gehören immer wieder zur Tagesordnung und können weitere Prozesse anstoßen. Datenpflege, Synchronisation oder einfach nur die Änderung zeitnah umzusetzen und nicht zu vergessen. Das sind zusätzliche Aufgaben, die ständige Anpassung an ein Arbeitskonzept erfordern.

Daher haben wir uns für eine andere Lösung entschieden. Für ein preiswertes, Zeit sparendes und effizenteres Konzept.

Wir stellen ab sofort selbst die passende E-Mail Adresse zur Verfügung und vermeiden dadurch ständige Änderungen. Das Postfach ist groß genug, dass man nicht jede E-Mail löschen muss.

NEIN, es ist sogar sinnvoll, diese E-Mails zu erhalten, dadurch behalten die E-Mails ihre Bedeutung und neue Mitarbeiter können sich in der Zukunft in die Themen einlesen. Mit Sicherheit findet eine heutige Meldung die Aufmerksamkeit  bei einem anderen Aspekt, oder weckt das Interesse eines neuen Mitarbeiters, weil das sein Fachgebiet ist.

Zusätzlich denken wir an bestimmte Situationen bei der Anwendung.

Die Vorstände der Mitgliedsvereine können auf gewohnter Art auf das E-Mail Postfach zu greifen. Per Webbrowser, mit dem E-Mail Programm oder einfach per Handy. Der Empfänger der E-Mail ist nicht mehr nur eine Person an einem festen Ort. Dank IMAP Protokoll hat dies keine Bedeutung mehr. Die Emails bleiben auf dem Server, der Einzelne lädt nur eine Abbild in seine Anwendung.

  • Scheiden die Personen von Ihren Funktionen aus, bleiben alle E-Mails an einem Ort und können von anderen Mitarbeitern auf ein Neues genutzt werden.
  • Verliert man das Smartphone, die Emails sind noch auf dem Server.
  • Selbst die kaputte Festplatte verbreitet keinen Schrecken mehr, die Emails und die angehangenden Dokument sind nicht verloren gegangen.

Gerade mit der letzten Landestagswahl wird einen wieder bewusst, dass man die heutigen Aussagen der Parteien in einigen Jahren wieder auf den Prüfstand setzen muss. Da der Vorstand seine Arbeitergebnisse an die Vereine weiter geben möchte, kann in Zukunft jedes Vorstandmitglied den Standpunkt seines Wahlkreises mit den Aussagen seiner Partei von 2014 abstimmen.

Dies soll nur ein Beispiel sein, wie heutige Informationen in der Zukunft genutzt werden können.

Andererseits erinnern Sie sich bitte an die oben genannten Aussagen. Veränderungen haben eine gewisse Beständigkeit, die für bestimmte Vorhaben gewisse Probleme bereiten können.

Vorallem wenn eine gewisse Sicherheit in der Zustellbarkeit gebraucht wird. Man denke dabei nur an Verteilerlisten, Formulare oder einzelne Anwendungen, die ohne weiteres zutun funktionieren müssen.

Mit den gemeinschaftlichen Zugriff auf eine E-Mail Adresse durch einen Vorstand wird sicher gestellt, dass eine Nachricht immer bei der richtigen Person ankommt. Mit der Post versendete Rundschreiben haben eben den Nachteil, dass diese immer nur eine Person lesen können. Zusätzlich sind nicht alle Informationen für alle Mitarbeiter von Bedeutung. Also, warum nicht ein Platz auf den alle zugreifen können? Jeder auf seine Art und jeder Mitarbeiter findet seine notwendigen Informationen.

Desweiteren sichert man sich den Vorteil, dass sich Inhalte nicht mit anderen Informationen vermischen, oder sogar irgendwann verloren gehen. Einfach nur, weil diese bei der falschen Person gelandet sind oder man nicht mehr weiß, wo diese Info gerade zu finden ist. Hmm, die kam doch vom Landesverband…

So finden wir, dass der Zugriff auf eine spezielles Postfach gewisse Vorteile hat. Nicht nur für die eigene Arbeit, sondern auch in der Zusammenarbeit an gemeinsamen Zielen.

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